Antes de hablar de cómo usar Google Sheets, has de saber que es una herramienta similar a Microsoft Excel, pero con algunas sutiles diferencias. La visión de Google para esta herramienta está basada en la aplicación en la nube de las hojas de cálculo.
¿Qué es Google Sheets?
Es una de las herramientas en forma de hoja de cálculo que Google pone a disposición de los usuarios de manera gratuita.
Las hojas de cálculo se llevan utilizando desde hace mucho tiempo, pero gracias a Google Sheets podemos obtener algo más de ellas. Aunque esta herramienta no pueda competir con Excel en cuanto al análisis o al tratamiento de datos complejos, es muy polivalente y tiene muchísimas utilidades, algunas de las cuales no las tienen las herramientas tradicionales.
¿Para qué sirve Google Sheets?
Una de sus funcionalidades es un chat integrado en la herramienta con la que diferentes usuarios pueden hablar mientras visualizan un archivo de forma simultánea. Puedes dejar anotaciones en las celdas y cada vez que alguien añade nueva información o resuelve tus cuestiones, automáticamente recibes una notificación por correo electrónico.
A diferencia de lo que puede pasar al usar un Excel y un servicio en la nube para compartir archivos, con Google Sheets no hay problema si dos personas visualizan y modifican el documento a la vez, pues no se crean dos copias del archivo. Es decir, en Sheets no se solapan los datos y puedes ver en tiempo real cómo se actualiza cualquier registro. Así se evitan muchos problemas.
Si necesitas que alguien de tu equipo de trabajo pueda revisar algo, es muy útil poder dejar comentarios. Simplemente tienes que insertarlos con el botón derecho en la celda seguidos de +email@dominio.com. De esta forma, recibirá un aviso en su bandeja de entrada.
Alguna de las funcionalidades más importantes son las notificaciones, los comentarios y que se puede utilizar ImporXML.
A pesar de sus ventajas, también cuenta con algún contra en su uso. Si estás buscando una hoja de Excel en la nube vas a encontrar muchas limitaciones. Las tablas que ofrece son dinámicas, pero no alcanzan a Excel. Con esto queremos decir que si bien no es un sustituto, es una grandísima herramienta para mejorar la productividad y que te abre un gran abanico de oportunidades.
Fórmulas Google Sheets
Aunque muchas de las fórmulas de Google Sheets son como las de Excel, aquí tienes un listado único para Sheets.
GOOGLETRANSLATE
Gracias a ella puedes traducir textos utilizando el traductor de Google. Necesitarás la configuración de idiomas y el texto original.
Por ejemplo: =GOOGLETRANSLATE el texto a traducir, el código de idioma origen, por ejemplo ES (Español) y el código destino, por ejemplo EN (English)
Esto traduciría el texto original en español a inglés.
SIFECHA
Te señala la diferencia entre dos fechas. Esta diferencia puede ser en años (Y) , días (D) o meses (M). MD son los días que restan tras contar los meses e YM son los meses restantes tras contar años enteros.
Ejemplo: = SIFECHA ( fecha uno ; fecha dos ; unidad )
SPARKLINE
Esta fórmula sirve para crear gráficos integrados en una celda. Es totalmente personalizable y es útil para mostrar una tendencia de datos.
Ejemplo: = SPARKLINE (rango de celdas).
El rango de celdas puede ser (A1:A25).
CONVERTIR
Puedes convertir divisas y unidades de cualquier índole.
Ejemplo: = CONVERTIR ( cantidad ; unidad inicial ; unidad final) Podrás calcular, por ejemplo, los ºF que son 25 ºC.
GOOGLEFINANCE
Una fórmula muy potente que puedes usar para las cotizaciones en bolsa según el apartado de finanzas de Google.
Ejemplo: = GOOGLEFINANCE ( «EURUSD») * cantidad
REDONDEAR
Podrás redondear hacia arriba o hacia abajo según la reglamentación estándar. El segundo parámetro te permite especificar los decimales que deseas.
Ejemplo: = REDONDEAR ( celda o número )
HIPERVÍNCULO
Puedes crear enlaces a un sitio web.
Ejemplo: =HIPERVINCULO ( dirección web ; nombre del enlace )
DETECTLANGUAGE
Esta función sirve para detectar el idioma de un texto.
Ejemplo: =DETECTLANGUAGE ( celdas o texto )
IMPORTRANGE
Si tienes un dato en otra hoja de Sheets, puedes incluirlo en una nueva. Solo necesitarás la dirección completa de la hoja y acceso desde tu cuenta.
Ejemplo: = IMPORTRANGE ( dirección web ; nombre de celda )
IMAGE
Con esta fórmula puedes cargar una imagen de la red y establecerla como fondo para una celda.
Ejemplo: = IMAGE ( dirección web de la imagen )
ISEMAIL
Comprobar si un texto es o no una dirección de correo válida puede ser muy complejo, pero esta fórmula te dirá cuál es verdadero y cuál falso.
Ejemplo: = ISEMAIL ( celda con una dirección de correo o texto)
IMPORTHTML
Una de las mejores fórmulas junto a IMPORTXML, con la que puedes obtener información de una página web. Con IMPORTHTML puedes importar listados o tablas a la hoja procedentes de una web.
Ejemplo: = IMPORTHTML ( web ; listado ; índice )
Usar Google Sheets es muy efectivo a la hora de gestionar bases de datos, contabilidad, etc. y con las fórmulas indicadas te será mucho más fácil y rápido llevar a cabo tus funciones.
